Prestação de contas

A prestação de contas com a companhia é um passo importante para a conclusão do processo de cobrança do recibo. Com este passo fecha definitivamente o recibo.

Até à elaboração da prestação de contas, o recibo pode ser pago ao agente ou à companhia. Em resumo, a prestação é o encontro de contas entre os recibos não diretos (pagos em tesouraria do agente), deduzindo as comissões dos recibos não diretos e diretos (pagos diretamente à companhia). É possível também deduzir cheques à ordem da companhia e outros valores e comissões.

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Faturação automática

O resultado da prestação é o lançamento de um documento a favor da companhia que reflete o valor a entregar relativamente aos recibos não diretos e uma fatura/recibo que irá refletir as comissões a deduzir. Após o lançamento destes documentos automaticamente após conclusão da prestação, é possível fazer a liquidação que irá refletir o movimento na tesouraria.

Muito importante: Caso opte por elaborar prestações de contas no Libax, terá de o fazer regularmente para tratar as revogações bancárias de forma correta. Se não elaborar prestações de contas, o tratamento é automático. Explicação no resto do artigo…

Como fazer a prestação de contas

Pode selecionar os recibos manualmente no menu P.Contas -> Nova prestação -> escolher a companhia -> pesquisar os recibos -> incluir -> seguinte.

De forma mais automática

Outra opção muito mais fácil é ir transferir um ficheiro com a prestação de contas já feita à companhia. Para isso pode entrar no menu Importação -> Importação para prestação de contas -> escolher a companhia -> seguir os passos identificados no retângulo azul. Saber mais

Receber o saldo de conta efetivo da companhia

Para emitir a fatura/recibo para receber o saldo de conta da companhia (recibos diretos) pode fazer uma prestação só com esses recibos ou então se a companhia juntar esse saldo com os recibos não diretos, junte também tudo na prestação de contas no Libax.

Um ponto chave para que faça uma conferência fácil é trabalhar de igual forma que a companhia trabalha.

Um procedimento útil para conferir tudo, incluindo recibos de  caixa!

Ao fazer a prestação de contas no Libax tem a vantagem de nunca perder o controlo sobre os recibos, ou seja, sabe sempre quais os recibos que ainda não recebeu comissões. Para obter essa listagem, basta entrar em Recibos -> procurar recibos -> filtrar por situação na companhia por Direto pendente. Um recibo na situação “Direto pendente” é um recibo que está pago à companhia (de forma direta) mas que ainda não entrou em prestação de contas no Libax, ou seja, ainda não foi paga a comissão desse recibo.

Outra conferência que a prestação permite é a comparação do valor que está a ser incluído na prestação de contas com o valor que está na ficha do recibo. Caso haja diferenças, enquanto está a fazer a prestação de contas, poderá observar um icon redondo ao lado do recibo onde está a ser identificada a diferença. Ex: está a colocar um recibo na prestação de contas com a indicação de não direto, ou seja, vai pagar o recibo à companhia, mas na ficha do recibo está como direto. Este é um exemplo grave de um possível esquecimento de colocar algum recebimento de algum cliente na tesouraria.

Mesmo após a prestação de contas concluída, será possível exportar uma listagem com as diferenças existente. É aconselhável resolver as diferenças antes de concluir a prestação de contas para evitar o lançamento de correções de prestação.

Revogações bancárias

De facto, com as importações das companhias (web services ou ficheiros), os recibos são passados a “diretos pendente” automaticamente, mas se houver uma revogação, o recibo volta para a situação de “pendente” ou “devolvido”, tudo automático.

Para que sejam identificadas as revogações automaticamente é preciso:

• Ter ativa a opção “autorizar reabertura de recibos” nas configurações

• Ter também a opção “Revogações automáticas” ativa na ficha da companhia

Estas opções são ativadas quando a conta foi registada. Assim, se nunca mexeu nessas opções, estão ativas, o que é o procedimento aconselhável. Poderá desativar estas opções, mas nessa situação quando surgirem revogações, a situação do recibo não será alterada automaticamente.