Pesquisa avançada de recibos

A funcionalidade de pesquisa avançada de recibos permite uma gestão mais eficiente e personalizada dos seus recibos, oferecendo vários filtros e opções de consulta detalhada.

Com esta ferramenta, é possível realizar pesquisas por canais de venda, permitindo identificar recibos alocados à sua rede de parceiros em conjunto com outros critérios. Isto facilita a obtenção de listagens para o acompanhamento da rede de parceiros.

A pesquisa pode ser feita por múltiplos critérios em simultâneo, como por exemplo: número do recibo, nome do cliente, valor, método de pagamento, entre outros. Esta flexibilidade permite-lhe obter resultados mais precisos e adaptados às suas necessidades.

Também pode filtrar os recibos por intervalos de datas e por situação (tais como pagos, pendentes ou anulados) para facilitar o controlo de pagamentos e atividades.

Data de situação no agente

De todos os filtros disponíveis, é útil explicar o campo “Data de situação no agente”. Este campo identifica a data em que o recibo alterou a situação internamente no Libax. Todos os recibos começam com esta data igual à data de criação do recibo e é alterada sempre que o recibo mudar de estado, ou seja, quando passa a pago direto, pago em tesouraria ou devolvido. Caso haja uma reversão na cobrança ou caso o recibo deixe de estar devolvido, este campo também é atualizado. É sempre atualizado com a data de facto em que o movimento aconteceu no Libax.

No entanto, como o próprio nome do campo indica, é apenas a data da situação, não quer dizer que está pago, pendente ou devolvido. 

Data independente e exemplo

A finalidade deste campo é conseguir ter um registo da data em que o recibo alterou a situação independentemente da data da companhia. É bastante útil se faz a sua contabilidade baseada nas datas internas fos movimentos em vez de ter em conta a data da companhia.

Por exemplo a companhia no início de cada mês ao enviar a informação dos cobrados, envia com a data que foram pagos na companhia que pode ter sido na última semana do mês anterior. De facto, para a companhia foram pagos na última semana do mês, mas como só estão a comunicar agora, é útil ficar com a informação interna de quando é que os recibos mudaram de situação internamente. O Libax neste caso irá guardar a data que a companhia informa, mas também regista a data em que o recibo mudou de situação no Libax. Assim, ao pesquisar por recibos pagos no mês passado, tem sempre uma listagem fidedigna sem depender das datas que a companhia informa.

Atenção aos pagos previamente

Note que a data de situação no agente não altera se o recibo passar a pago previamente porque na verdade, a situação de pago previamente apenas informa que o recibo está pago na companhia, mas carece de uma intervenção manual para ser registado em tesouraria. Neste caso, quando fizer o movimento de tesouraria, a data de situação no agente vai ficar atualizada. Quando um recibo passar a pago previamente, existe um campo que guarda a data em que foi marcado como pago previamente. É também uma data disponível na pesquisa avançada.

Sugestão de pesquisa para recibos pagos

Como sugestão e exemplo, caso pretenda saber quais os recibos pagos (diretos ou de tesouraria) numa determinada data, é necessário definir os critérios seguintes:

1. Escolher o intervalo de datas que pretende com o filtro "Situação no agente";

2. Escolher a opção “Regularizado” na situação no agente para obter todos os recibos não pendentes;

3. Escolher a opção “Não devolvidos” no filtro situação na companhia para ignorar os devolvidos do universo de recibos do ponto 2.

fig 1. pesquisa de recibos pagos do mês de abril (pela data interna) de todas as companhias juntas

Pendentes na data

O filtro de pendentes na data tem como objetivo a obtenção de recibos que estavam pendentes numa determinada data. Útil por exemplo em janeiro, conseguir obter a listagem de recibos que estavam pendentes no final do ano que terminou.

Ao utilizar este filtro serão encontrados os recibos que atualmente estão pendentes ou recibos que tenham uma data de situação no agente posterior à data indicada e que não estejam totalmente pendentes à data de hoje.

É sempre aconselhável utilizar este filtro em conjunto com o filtro “Lançamento” para que não sejam contemplados recibos que nem sequer estavam registados na data que indicou.

Tenha em conta que apenas é tido em conta o último histórico do recibo. Por exemplo se um recibo foi cobrado em janeiro, depois voltou a pendente em fevereiro, mas finalmente, voltou a ser pago em março. Se estivermos em abril e pedir os recibos pendentes de janeiro, este recibo irá aparecer na listagem porque o último registo no agente foi em março.

Pesquisas frequentes, guarde nos favoritos

Pode elaborar a pesquisa mais frequente e guardar nos favoritos do seu browser. Evita assim de estar sempre a definir os critérios de cada vez que pretender obter os resultados de uma determinada pesquisa. 

Por exemplo, para obter facilmente uma listagem de recibos pendentes de um cliente importante, faça o seguinte:

1. Escolha a opção “Pendentes” na situação do agente

2. Identifique o cliente no campo entidade

3. Pressione o botão “Procurar”

4. Guarde o endereço nos favoritos do seu browser.

Dá próxima vez que pretende obter os pendentes do cliente importante, basta utilizar o botão que ficou nos favoritos do seu browser. Este é só um exemplo, pode seguir este conceito para mais pesquisas frequentes ou outras funcionalidades.

Esta ferramenta foi pensada para tornar a gestão de recibos mais rápida, organizada e eficiente, uma vez que pode ver os recibos de todas as companhias num único sítio.

Atividades, variação de recibos, automação e muito mais...

No artigo como obter listagens de recibos pendentes fique a saber:

• Como pode controlar os recibos pendentes;

• Registar atividades nos recibos;

• Saber como utilizar a variação de recibos;

• Programar a emissão de listagens automáticas;

• Saber quais as boas práticas.